”電子カルテの乗り換え”についてご質問いただくケースが増えています。

 

「今使っている電子カルテからデータを移行して、乗り換えることはできますか?」

「データ移行に費用はかかりますか?」

「もし解約する場合、別の電子カルテに移行するためにデータを抜き出せますか?」

 

などなど。電子カルテを乗り換える際、旧電子カルテのデータはどうするのか、一般的なお話と弊社の対応についてまとめてみます。

 

なぜ乗り換えを検討する必要があるのか

まず、なぜ電子カルテの乗り換えを検討する必要があるのでしょうか。

 

それは、院内サーバー型の電子カルテを導入している場合、一般的には5年リース契約であるため、システムのリプレースが必要になるからです。

 

例えば、一般的な院内サーバー型の電子カルテの場合では、初期費用を支払って契約すると、電子カルテ一式(サーバー・パソコン・プリンタを含む)が納品されますが、5年が経ち、6年目も同じベンダーの電子カルテを使おうとすると、再度、初期費用を支払って、電子カルテ一式をリース契約する必要があります。

 

なぜリース契約が必要かというと、以下のような理由があります。

・院内に設置しているサーバー・パソコン・プリンタ・UPSなどのメーカー保守が切れるから
5年分のカルテデータを保持できるように、サーバーの容量が計算されているから

 

5年ごとに大きなお金を必要とするため、リース契約が切れるタイミングで電子カルテの乗り換えを検討されることが多いです。

 

クラウド型電子カルテの場合、リース契約はありません。既にパソコンをお持ちの場合で、動作要件を満たしているものであればそのままお使いいただけます。

 

ちなみに、弊社の完全クラウド型電子カルテMeibaseの動作要件は「FAQ:パソコンの推奨スペックを教えてください」を参照ください。

 

入力したデータは移行できるの?

一般的なお話として、患者データは移行できることが多いです。旧電子カルテからCSVファイル形式で患者データを抽出し、新しい電子カルテに取り込むことができます。また、保険データは各社コード体系が異なることが多く、移行できなかったり、移行するには費用がかかったりします。

 

カルテのデータについては、古い電子カルテのカルテデータを新しい電子カルテに移行することはできません。各社でコード体系が異なっていたり、自費など独自のマスタを使っていることが原因です。

 

弊社の場合、電子カルテはレセコンORCAと連携しているため、レセコンORCAからは完全に移行ができます。
しかし、カルテデータについては移行できないため、以下のいずれかの方法で運用いただいております。

 

旧電子カルテのデータをどうする?

旧電子カルテで入力したカルテデータを見ることができなければ、新しい電子カルテへ乗り換えた後の診察に困ります。
そのため、以下のいずれかの方法で運用いただいております。

  • 並行運用する
  • PDF化して、新電子カルテに取り込む

 

並行運用する

旧電子カルテと新電子カルテを、1つのモニタで画面を切り替えて使えるように設定する方法です。

 

この方法では、旧電子カルテで過去カルテを見ながら、新電子カルテに新しいカルテを入力するため、モニタを切り替える必要があるという煩わしさがありますが、データ移行の手間やコストがかからないというメリットがあります

 

この時、注意しなければならないのがリースが切れるタイミングです。

旧電子カルテのリースが切れてもカルテを見ることができるのであれば、リースが切れた後に新電子カルテと契約し、並行運用することができます。
リースが切れるとすぐにカルテが見れなくなるのであれば、リースが切れる数ヶ月前に新電子カルテと契約する必要があります。

 

 

 

PDF化して、新電子カルテに取り込む

旧電子カルテのデータをPDFファイルで出力したものを、新電子カルテに取り込むという方法です。

 

旧電子カルテのデータをPDFファイルで出力できること、新電子カルテにPDFファイルを取り込む機能があること、などの機能的な条件が満たされている必要があります。

 

また、PDFファイルで出力し、取り込むという手間がかかるというデメリットがありますが、取り込んでしまえば、新電子カルテのみでスムーズな診察ができるようになります。

 

いただいた質問への回答

Q:「今使っている電子カルテからデータを移行して、乗り換えることはできますか?」

A:患者情報のみ移行できますが、カルテデータは移行できません。

ただし、レセコンORCAから移行される場合は、ORCAのデータは完全に移行することができます。

 

Q:「データ移行に費用はかかりますか?」

A:作業量に応じて費用がかかります。旧電子カルテから出力できるデータ構造に依りますのでご相談ください。

 

Q:「もし解約する場合、別の電子カルテに移行するためにデータを抜き出せますか?」

A:はい、できます。SS-MIX2という診療情報交換について定められた規約に基づいたフォーマットでデータをお返しします。